Бізнес для ФОП частіше всього починається з однієї людини — власника. Проходить час, і перед ним постає необхідність найняти працівників, і ось тут розпочинаються труднощі. Наймані працівники — це особи, які виконують роботу за трудовим договором та отримують заробітну плату від роботодавця.
Розглядаємо у матеріалі Business, що для ФОП найм працівника — це не лише спосіб розвантажити себе, а й момент, де зростають податкові, трудові та штрафні ризики. І ризикують тут всім ті підприємці, які неправильно оформляють трудові відносини. Тоді співпраця з людьми починає виглядати не як підряд чи послуга, що викликає підозру контролюючих органів.
Найманий працівник у ФОП — нюанси оформлення трудових відносин та кадрового обліку
Питання залучення найманих працівників рано чи пізно постає перед кожною фізичною особою-підприємцем. Для одних це стає необхідністю через зростання обсягів роботи, для інших — обов’язковою умовою ведення діяльності. Водночас із появою першого працівника ФОП фактично набуває статусу роботодавця, а отже має виконувати вимоги трудового законодавства нарівні з ТОВ.
Саме на цьому етапі багато підприємців стикаються з ризиками своєї недбалості. Передусім, це неналежне оформлення трудових відносин, відсутність кадрових документів або спроба замінити трудовий договір цивільно-правовою угодою. Всі ці упущення можуть призвести до штрафів, донарахування податків і серйозних претензій з боку контролюючих органів.
Чи може ФОП наймати працівників
Можливість використовувати найману працю безпосередньо залежить від системи оподаткування підприємця.
Для ФОП на загальній системі кількість працівників законодавством не обмежується. Натомість Податковий кодекс встановлює окремі ліміти для платників єдиного податку:
- 1 група — використання найманої праці заборонене;
- ФОП 2 група — наймані працівники дозволяються, але не більше десяти осіб;
- ФОП 3 група — кількість працівників не має обмежень щодо числа найманих працівників, однак підприємець повинен дотримуватися правил оформлення трудових відносин і податкових вимог;
- 4 група — фізичні особи-підприємці також не мають права використовувати найману працю.
Під час визначення максимальної кількості працівників не враховуються особи, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустці для догляду за дитиною, а також працівники, призвані на військову службу під час мобілізації.
При цьому законодавство передбачає певні винятки. Зокрема, під час підрахунку кількості працівників не враховуються особи, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у відпустці для догляду за дитиною, а також працівники, мобілізовані на військову службу.
Як ФОПу оформити працівника
Порядок оформлення трудових відносин визначається Кодексом законів про працю України. Перед прийняттям на роботу кандидат повинен надати роботодавцю документи, необхідні для працевлаштування. Насамперед йдеться про документ, що посвідчує особу, відомості про трудову діяльність або трудову книжку за її наявності, а також документи про освіту чи кваліфікацію, якщо цього вимагає посада.
Наймані працівники ФОП 2 групи та 3 можуть працювати за трудовими договорами, якщо кількість працівників та інші умови відповідають вимогам законодавства. ФОП не веде військовий облік працівників, тому відсутність військово-облікового документа не створює для підприємця окремих ризиків під час прийняття особи на роботу.
Після отримання необхідних документів роботодавець має оформити трудові відносини належним чином. У період дії воєнного стану закон дозволяє сторонам самостійно визначати форму трудового договору, тобто він може бути як письмовим, так і усним. Якщо сторони домовилися про усну форму, працівник зазвичай подає заяву про прийняття на роботу.
Наступним кроком є наказ про прийняття на роботу ФОП та подання повідомлення до Державної податкової служби. Саме повідомлення податкового органу залишається однією з ключових вимог законодавства, а його відсутність може бути розцінена як використання неоформленої праці.
Які обов’язки виникають у ФОП після прийняття працівника
Оформлення трудового договору та — лише початок трудових відносин. До початку роботи працівник має бути поінформований про основні умови праці, свої права та обов’язки, режим роботи, умови оплати праці, порядок надання відпусток та інші важливі аспекти співпраці.
Перед тим як розширювати команду, підприємцю варто знати, як оформити працівника на роботу ФОП, щоб уникнути штрафів і претензій контролюючих органів.
Окрему увагу закон приділяє питанням охорони праці. Працівник повинен бути ознайомлений з вимогами безпеки, пройти відповідні інструктажі та отримати інформацію про можливі ризики, пов’язані з виконанням роботи.
Фактично законодавство виходить із того, що працівник ще до початку виконання своїх обов’язків має чітко розуміти умови праці та свої права.
Наймані робітники — які кадрові документи повинні бути у ФОП
Однією з найпоширеніших помилок серед підприємців є переконання, що кадровий облік потрібен лише великим компаніям. Насправді після прийняття працівника ФОП також повинен вести певний пакет кадрової документації.
Насамперед ідеться про трудові договори, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції та локальні документи, які регулюють оплату праці, преміювання або порядок надання відпусток. Також роботодавець має забезпечити належне ведення журналів інструктажів з охорони праці.
Крім того, на практиці ФОП оформлюють штатний розпис, графік відпусток, табелі обліку робочого часу та кадрові накази. Хоча частина цих документів прямо не згадується в законодавстві як обов’язкова саме для підприємців, їх наявність значно спрощує підтвердження дотримання трудового законодавства під час перевірок.
Щодо ФОП з найманими працівниками, то ведення їх особових справ не є обов’язком ФОП. Проте роботодавець повинен забезпечити облік використання відпусток і зберігати інформацію, необхідну для кадрового адміністрування.
Де виникають основні юридичні ризики
Найбільше уваги контролюючі органи приділяють ситуаціям, коли фактичні трудові відносини приховуються під виглядом співпраці з ФОП або цивільно-правових договорів.
Проблема полягає в тому, що бізнес часто прагне знизити податкове навантаження шляхом залучення виконавців як підприємців. Однак така модель є законною лише тоді, коли йдеться про незалежне виконання робіт або надання послуг.
Ризики виникають у випадках, коли наймані працівники фактично працюють як штатні співробітники: дотримуються встановленого графіка, підпорядковуються внутрішнім правилам компанії, виконують постійні функції та отримують регулярну оплату незалежно від конкретного результату роботи.
Для контролюючих органів саме такі ознаки можуть свідчити про приховані трудові відносини. У разі їх встановлення компанія або підприємець можуть зіткнутися з перекваліфікацією договорів, донарахуванням податків і внесків, а також застосуванням фінансових санкцій за порушення трудового законодавства.
Звільнення працівника: що потрібно врахувати
Порядок припинення трудових відносин також регулюється Кодексом законів про працю. Підставами для звільнення можуть бути власне бажання працівника, угода сторін, скорочення, систематичне невиконання трудових обов’язків та інші випадки, передбачені законодавством.
Особливу норму законодавець передбачив для фізичних осіб-підприємців у разі їх мобілізації під час особливого періоду. У такій ситуації роботодавець має право припинити трудовий договір з ФОП без попереднього повідомлення працівника та без виплати вихідної допомоги.
Незалежно від підстав звільнення, у день припинення трудових відносин роботодавець зобов’язаний видати працівнику копію відповідного наказу, провести остаточний розрахунок, виплатити всі належні суми та за потреби внести записи до трудової книжки.
Де проходить межа між співпрацею з ФОП і трудовими відносинами
Одним із найважливіших питань для бізнесу є правильне розмежування цивільно-правових і трудових відносин. Сам факт співпраці з фізичною особою-підприємцем не є порушенням законодавства. Водночас контролюючі органи оцінюють не назву договору, а фактичний характер взаємовідносин між сторонами. Якщо співпраця має ознаки трудових відносин, вона може бути перекваліфікована незалежно від того, що сторони уклали договір із ФОП.
Допустимою вважається модель, коли для ФОП наймані працівники виконують конкретне завдання або надають визначену послугу й отримують оплату саме за результат своєї роботи. У такому випадку ФОП самостійно організовує процес виконання, визначає способи досягнення результату, може працювати одночасно з кількома замовниками та не підпорядковується внутрішнім правилам компанії.
Ризики виникають тоді, коли замовник починає контролювати не лише кінцевий результат, а й сам процес роботи. Якщо наймані працівники ФОП працюють за встановленим графіком, виконують постійні функції, підпорядковуються керівнику, використовують внутрішні корпоративні процедури та фактично інтегровані у діяльність компанії, такі відносини можуть бути розцінені як трудові.
На практиці контролюючі органи оцінюють сукупність ознак, а не окремі факти. Чим більше елементів підпорядкування характерно для співпраці, тим вищою є ймовірність того, що відносини визнають трудовими. Наслідком цього можуть стати штрафні санкції, донарахування податків і єдиного соціального внеску, а також необхідність оформлення працівника відповідно до вимог трудового законодавства.
ФОП з найманими працівниками повинен правильно оформити трудові відносини, сплачувати податки та виконувати всі обов’язки роботодавця. Він може безпечно співпрацювати з людьми, якщо модель побудована на результаті, а не на трудовій залежності. Межа ризику починається там, де зникає різниця між підрядом і наймом, а відносини стають схожими на приховане працевлаштування.